Công ty đóng BHXH thấp hơn lương thực tế, phải làm gì?

Tóm tắt tình huống

Chị Hà Linh làm việc hơn 15 năm tại một doanh nghiệp bất động sản, có thu nhập thực tế dao động từ 15–25 triệu đồng/tháng. Tuy nhiên, nhiều năm qua, công ty chỉ đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) cho chị trên mức lương 4,8–5 triệu đồng, sau này tăng lên khoảng 7,8–8 triệu đồng. Sự chênh lệch lớn giữa thu nhập thực nhận và mức lương đóng BHXH khiến chị băn khoăn: việc này có đúng quy định pháp luật hay không? Nếu không đúng, người lao động cần làm gì để bảo đảm quyền lợi lâu dài của mình?

1. Tiền lương làm căn cứ đóng BHXH được xác định như thế nào?

Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Nghị định 158/2025/NĐ-CP, tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc là tiền lương tháng ghi nhận theo hợp đồng lao động.

Cụ thể, tiền lương đóng BHXH bao gồm:

Mức lương theo công việc hoặc chức danh;

Phụ cấp lương;

Các khoản bổ sung khác được thỏa thuận trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ lương.

Như vậy, pháp luật không căn cứ vào “thu nhập thực nhận” mà căn cứ vào cơ cấu tiền lương thể hiện trong hợp đồng lao động và bảng lương.

2. Vì sao có sự chênh lệch giữa thu nhập và lương đóng BHXH?

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp tách thu nhập của người lao động thành:

Lương cơ bản (dùng để đóng BHXH);

Thưởng doanh số, thưởng hiệu quả công việc;

Hỗ trợ xăng xe, điện thoại, ăn trưa;

Các khoản chi ngoài lương.

Nếu phần thu nhập chênh lệch chủ yếu là thưởng hoặc hỗ trợ không cố định, thì pháp luật chưa bắt buộc phải tính vào tiền lương đóng BHXH.

Tuy nhiên, nếu khoản chênh lệch bao gồm:

Phụ cấp chức vụ;

Phụ cấp trách nhiệm;

Phụ cấp thâm niên;

Khoản bổ sung cố định hàng tháng;

Lương khoán ổn định,

thì về nguyên tắc, những khoản này phải được tính vào tiền lương làm căn cứ đóng BHXH. Việc doanh nghiệp chỉ đóng BHXH trên mức lương thấp hơn có thể là đóng không đúng quy định.

3. Đóng BHXH thấp ảnh hưởng gì đến người lao động?

Mức đóng BHXH thấp sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi lâu dài như:

Mức hưởng chế độ ốm đau, thai sản;

Trợ cấp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp;

Trợ cấp thất nghiệp;

Đặc biệt là mức lương hưu sau này.

Nhiều người lao động chỉ nhận ra thiệt hại khi gần đến tuổi nghỉ hưu thì đã quá muộn để điều chỉnh.

4. Người lao động nên làm gì để bảo vệ quyền lợi?

Trước hết, người lao động nên kiểm tra lại hợp đồng lao động, bảng lương và cơ cấu thu nhập để xác định:

Những khoản nào là cố định, trả thường xuyên;

Những khoản nào là thưởng, hỗ trợ không bắt buộc đóng BHXH.

Sau đó, có thể thực hiện theo lộ trình:

Bước 1: Trao đổi thiện chí với doanh nghiệp

Gửi văn bản hoặc làm việc trực tiếp với bộ phận nhân sự, kế toán để đề nghị rà soát lại mức lương đóng BHXH theo đúng quy định.

Bước 2: Đề nghị điều chỉnh từ thời điểm hiện tại

Người lao động có thể đề xuất doanh nghiệp điều chỉnh mức đóng BHXH kể từ thời điểm hiện tại mà không nhất thiết truy cứu lại quá khứ.

Bước 3: Phản ánh đến cơ quan có thẩm quyền (nếu cần)

Trong trường hợp doanh nghiệp không hợp tác, người lao động có quyền:

Gửi đơn đến cơ quan BHXH;

Gửi phản ánh đến Thanh tra Sở Nội vụ – Lao động để được xác minh.

5. Lưu ý rủi ro thực tế

Trên thực tế, không ít trường hợp người lao động sau khi phản ánh việc đóng BHXH không đúng đã bị gây khó khăn như điều chuyển công việc, giảm thu nhập ngoài lương hoặc tạo áp lực tâm lý. Vì vậy, người lao động cần có cách tiếp cận phù hợp, có chứng cứ và lộ trình rõ ràng để bảo vệ mình.

Kết luận

Thu nhập cao nhưng công ty đóng BHXH thấp chưa chắc đã sai luật, nhưng nếu các khoản thu nhập cố định không được tính vào lương đóng BHXH thì doanh nghiệp có thể đang thực hiện không đúng quy định. Người lao động hoàn toàn có cơ sở để đề nghị điều chỉnh, nhằm bảo đảm quyền lợi an sinh lâu dài theo đúng tinh thần của Luật BHXH 2024.