Cập nhật quy định mới nhất về hóa đơn điện tử và xử phạt vi phạm

Hóa đơn điện tử đã trở thành hình thức bắt buộc trong hoạt động kế toán – thuế của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn còn lúng túng trước những thay đổi mới của pháp luật. Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp các quy định đáng chú ý và mức phạt vi phạm liên quan đến hóa đơn điện tử tính đến năm 2025.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, do tổ chức/cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, gửi, lưu trữ và quản lý.
Từ ngày 1/7/2022, tất cả doanh nghiệp (không phân biệt quy mô) bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế.

2. Các loại hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Phổ biến cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Hóa đơn điện tử không có mã: Áp dụng cho doanh nghiệp lớn, uy tín hoặc đặc thù ngành nghề.
Hóa đơn đặc thù: Vé điện tử, phiếu xuất kho, tem vé điện tử…

3. Quy định mới cần lưu ý năm 2025

✅ Ký hiệu hóa đơn phải theo định dạng mới
Từ năm 2025, Tổng cục Thuế quy định chuẩn hóa ký hiệu hóa đơn theo hệ thống dùng chung, nhằm đồng bộ dữ liệu toàn quốc.
✅ Thời hạn lập và gửi hóa đơn rút ngắn
Hóa đơn phải lập và gửi trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm phát sinh giao dịch (đặc biệt với lĩnh vực bán lẻ, tiêu dùng nhanh).
✅ Lập hóa đơn sai phải xử lý đúng quy trình
Nếu sai mã số thuế, tên khách hàng, mã hàng hóa… phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo đúng hướng dẫn của Thông tư 78/2021/TT-BTC.

4. Các lỗi thường gặp và mức xử phạt tương ứng

Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, các vi phạm về hóa đơn điện tử có thể bị xử phạt như sau:

Lưu ý: Ngoài phạt tiền, doanh nghiệp còn phải khắc phục hậu quả bằng cách lập lại hóa đơn đúng quy định và giải trình với cơ quan thuế.

5. Cách doanh nghiệp cần chuẩn bị

Sử dụng phần mềm hóa đơn đạt chuẩn kết nối với cơ quan thuế.
Tập huấn nhân sự kế toán về quy trình xử lý hóa đơn sai sót.
Kiểm tra định kỳ dữ liệu hóa đơn để tránh phát sinh vi phạm.
Thường xuyên cập nhật văn bản mới từ Tổng cục Thuế.

Kết luận

Việc tuân thủ nghiêm ngặt quy định về hóa đơn điện tử không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là yếu tố đảm bảo sự minh bạch và uy tín của doanh nghiệp. Đừng để sai sót nhỏ dẫn đến hậu quả lớn. Chủ động kiểm tra và chuẩn hóa hệ thống hóa đơn là việc cần làm ngay từ hôm nay.

Bạn cần tư vấn triển khai hóa đơn điện tử hoặc xử lý vi phạm hóa đơn? Cần hỗ trợ rà soát hóa đơn và tư vấn khấu trừ thuế đúng luật?
Hotline: 0943.612.538
Email: khaitanghong@gmail.com